【すみません、ごめんなさい、申し訳ありません】
首先先以漢字來解釋。
すみません
其實是來自於「済みます」這個單字，中文是結束的意思。
因此否定形的「済みません」，在字面上的意思是「沒有結束」，衍伸為事情這樣是沒辦法結束的（このままでは終われません）。
事情沒辦法就這樣結束，因此蘊含著之後會有下一步的賠償或賠罪的動作。
ごめんなさい
寫成漢字的話就是「御免なさい」。
「免」這個漢字的意思是原諒，加上表示尊敬的「御」，因此「御免」是表示對方的原諒。
「御免(對方的原諒)+なさい」，就是「許しなさい」請原諒的意思。
不過「なさい」屬於敬體命令，口吻雖然不至於不客氣，但也沒那麼客氣。
ごめんなさい是單純請求原諒的意思，言下之意就是事情到此結束。
申し訳ありません
「申し」的動詞原形是「申す」，是「言う」的謙讓語，意思是「講、說」
「訳」是表示事情或理由。
「ありません」是「あります」的否定，中文是「沒有」的意思。
因此「申し訳ありません」字面上的意思是， 「沒有可以拿出來講的理由、無法辯解」，背後的意涵是，全部的過錯都在自己身上，與すみません和ごめんなさい相比， 「申し訳ありません」的歉意程度最高，而「申し訳ございません」是比「申し訳ありません」更有禮貌的講法。
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用於道歉時 |
すみません |
ごめんなさい |
申し訳ありません |
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差異點 (字面上) |
このままでは終われません。 (事情無法就此結束。) |
許しなさい (請原諒。) |
言い訳のしようがない、弁解の余地もない。 (無法找理由、沒有辯解的餘地。) |
以使用情況來區分的話，差異點如下：
すみません
如同前述，因為すみません本身背後有事情尚未結束的意思，所以除了口頭表達歉意之外，覺得必須有下一步動作時，就用すみません。
例如：上班或上課遲到時會說「遅くなってすみません（對不起我遲到了）」，這裡的「すみません」除了表達歉意之外，蘊含下次改進了的意味。
另外，由於「すみません」除了道歉之外，也可以用來表達感謝，
例如，想請別人幫忙拿筆的時候，對自己來說，單純請別人幫忙拿，應該要說「ありがとう」，但想到麻煩對方，讓對方是為了自己特別採取了去拿筆的行動，內心有點不好意思的時候，也會說「すみません」或「どうもすみません」。
除此之外，當開口麻煩別人時，當作緩衝詞來使用，例如，「すみません、この件についてですが、......（不好意思，關於這件事……）」。
因為廣義上來說，「すみません」有道歉、感謝、請別人幫忙的意思存在，所以在道歉上，如果是比較小件或較瑣碎的事情上發生錯誤，可以用「すみません」，但事情較嚴重，想要「明確」的表達謝罪之意的話，就較不適合用這個「すみません」，用「申し訳ありません」較為合適。
ごめんなさい
申し訳ありません
問題的癥結和錯誤在自己身上，為此表達歉意時，就用「申し訳ありません」。
另外，若道歉的對象是客戶或社外的交易往來對象時，適合用禮貌程度更高的「申し訳ございません」;與此相對，若是平日工作在公司內部發生的小失誤，則用「申し訳ありません」即可。
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用於道歉時 |
すみません |
ごめんなさい |
申し訳ありません |
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差異點 (使用狀況) |
事情並非到此為止，蘊含會有下一步的賠償或賠罪的動作。
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單純的請求原諒，事情在道歉後即劃下句點。 |
問題的癥結和錯誤在自己身上，為此表達歉意時使用。 |
